בשנים האחרונות, אנו עדים למהפכה הירוקה המשפיעה על כל תחומי חיינו. "חוק השקיות" שאושר לאחרונה בכנסת ועתיד להיכנס לתוקף בתחילת שנת 2017 הוא אחד הדוגמאות הבולטות לכך שהעולם שם במרכז העניינים את נושא איכות הסביבה.
גם על העולם העסקי המגמה הזו לא פוסחת. מפעלים רבים עושים מאמץ ניכר כדי לצמצם את זיהום האוויר, בנקים שלמים מדברים על "מהפכות דיגיטל", ונראה שהמגמה הזו תופסת תאוצה וכאן כדי להישאר.
גם הרוגלטור כבר מיישר קו, וכבר ב-2004 הוציאה רשות המיסים את "חוק מסמכים ממוחשבים" המאפשר משלוח חשבוניות מס דיגיטליות במייל במקום בדואר. עם כניסתה של ישראל ל-OECD (משפחת המדינות המפותחות) הוציאה רשות המיסים בשנת 2013 כללים וקווים מנחים לניהול ארכיב דיגטלי המאפשר ביעור חשבוניות ספקים (ולא רק) במקום שמירתם בארכיון הקלסרים של הארגון במשך 7 שנים.
כאנשי שטח, המסתובבים המון בין חברות וארגונים גדולים, אנחנו מזהים גילוי עניין רב של אלו האחרונים בפתרונות של משרד ללא נייר. והעניין הזה חוצה תעשיות, וניתן לראות גם חברות ציבוריות גדולות שכבר הטמיעו את הפתרונות הקיימים בשוק (קבוצת מר, גולן פלסטיק ועוד).
ניתן לסכם את הפתרונות של משרד ללא ניירת לכמה וכמה תחומים עיקריים:
1. סריקה של מסמכים חיצוניים המתקבלים בארגון (כדוג' קבלות סחורה מספק וכו') לתוך מערכות ה-ERP הקיימות כמו פריוריטי, Sap B1 וכו' כך שניתן יהיה לשלוף אותם במהירות ללא צורך בשמירת המסמך ותיוקו בקלסרים פיזיים.
2. סריקה של כמות רבה של מסמכים פנימיים החוזרים לארגון (כדו' תעודות משלוח חתומות, קריאות שירות חתומות וכו') בלחיצת כפתור ע"י הדפסתם מלכתחילה עם ברקוד המייצג את מס' התעודה. כך ניתן לחסוך את שמירתם הפיזית של המסמכים החוזרים ולאפשר שליפה מהירה במקרה של לקוח הממאן לשלם בטוענה כי לא קיבל את הסחורה / את השירות.
3. ביעור מסמכים המתקבלים בארגון (כדו' חשבוניות ספקים) ע"י סריקתם לתוך מערכות ה-ERP הקיימות תוך כדי חתימתם ב-2 חתימות דיגיטליות מאושרת ובכך לעמוד ב"חוק ביעור מסמכים". כך ניתן לוותר על שמירתם הפיזית ותיוקם של המסמכים בקלסרים במשך 7 שנים ובו בעת לאפשר שליפה מהירה של החשבוניות בעת הצורך.
4. משלוח חשבוניות דיגיטליות ממוחשבות במייל ללקוח (החתומות בחתימה דיגיטלית מאובטחת) מתוך מערכות ה-ERP הקיימת בארגון בלחיצת כפתור אחת ובכך לעמוד בחוק "מסמכים ממוחשבים". כך ניתן לחסוך את עלויות של הדפסת החשבוניות, מעטפות ובולים וכו'.
ישנם פתרונות משלימים לתחומים שהצגתי כדוגמת:
■ מודול המאפשר שיוך קבצים מהאאטולוק ישירות לתוך התעודה הרלוונטית בתוך מערכת ה-ERP הקיימת בקלות וביעילות.
■ מודול סבב אישורי חשבונית ספקים המאפשר סבב חתימות דיגיטלי של המנהלים על חשבוניות ספקים לפני התשלום בפועל.
■ מודול OCR המאפשר סריקה של חשבוניות ספקים והקמתן אוטומטית במערכת ללא כל מאמץ מצידה של מנהלת החשבונות בארגון ובכך להביא ליעילות רבה של העבודה בארגון.
אין ספק שהתחום ההולך והמתפתח של משרד ללא נייר והפתרונות המוצעים היום בשוק ימשיכו לצבור תאוצה ממש כמו מערכות ה-ERP בתחילתו של המיליניום.
חברת אשכול מפתחת ומיישמת את מערכת ה-PrioriScan הנותן מענה מלא לכלל התחומים שסקרנו בתוך מערכת הפריוריטי. ניתן ליצור קשר עם יוסי בטלפון 054-4672812 או במייל yossi@eshkol-it.co.il לפרטים נוספים ולתיאום מצגת.
