להלן הפנייה לחוק מסמכים ממוחשבים – החוק מדבר בעיקר על החובות של מפיק
החשבונית הממוחשבת אך גם על צורת שמירת החשבונית אצל המקבל.
לקריאה על החוק כנסו לקישור הבא: שינויים בהוראות ניהול ספרים-מסמכים ממוחשבים
להלן עיקרי החוק:
הרקע:
ההתפתחות המהירה בשנים האחרונות בתחום תקשורת המחשבים מאפשרת העברת קבצים
בין מחשבים באיכות גבוהה אשר רק לפני שנים בודדות נראתה בלתי אפשרית. חוק חתימה
אלקטרונית, התשס"א – 2001 (להלן – "חוק חתימה אלקטרונית"), הקטין את הסכנות
הכרוכות במשלוח מסמכים ברשת והוא מאפשר וודאות בפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני
על ידי הבטחת תוקפן המשפטי של פעולות אלה וזיהוי וודאי של החותם.
חוק חתימה אלקטרונית הגדיר מאפיינים טכנולוגיים מסוימים, אשר מאפשרים לפעול בסביבה
טכנולוגית המוגדרת בחוק. על רקע חקיקת חוק חתימה אלקטרונית מונתה ועדה משותפת
לאגף מס הכנסה ולאגף מס ערך מוסף שתפקידה היה לבחון האם התשתית הטכנולוגית
מספקת דיה על מנת שניתן יהיה להתיר את השימוש במסמכים ממוחשבים לצורכי מס. בנוסף
הוטל על הוועדה המשותפת לבחון האם השינויים הטכנולוגיים של השנים האחרונות מחייבים
שינויים בהוראות ניהול הספרים הקיימות.
התיקונים בהוראות ניהול פנקסים:
ההסברים שלהלן לתיקונים שבוצעו במסגרת הוראות ניהול פנקסים נערכו שלא בצורה כרונולוגית
אלא בצורה אשר תאפשר ביתר קלות להבין את מהות השינוי ואת הסעיפים העיקריים שבו.
2.1. מסמכים שייחשבו כקבילים בעת העברה ממוחשבת
סעיף 18ב(א) להוראות ניהול פנקסים קובע כי נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב, לאחר
שנרשמו במערכת חשבונותיו, כל אחד מאלה:
1. שובר קבלה כאמור בסעיף 5;
2. חשבונית כאמור בסעיף 9(א) למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח;
3. הודעת זיכוי כאמור בסעיף 9(ה);
4. חשבונית מס כאמור בתקנה 9א לתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות)
התשל"ו – 1976, למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח.
2.2. דרך משלוח התיעוד באופן ממוחשב:
הדרך שבה מחויב עורך התיעוד לשלוח את התיעוד שהותר לו באופן ממוחשב היא ב"מסמך
ממוחשב".
בסעיף 1 להוראות נוספה הגדרה לפיה "מסמך ממוחשב" הינו מסמך העונה על שני התנאים
המצטברים שלהלן:
1. הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים;
2. הוא חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת",
של עורך התיעוד (ראה הסברים מפורטים למונחים אלו בנספח א ובנספח ב).
תנאים אלו נועדו להבטיח את הדברים הבאים:
• התנאי הראשון מבטיח את קיומו הממוחשב של המסמך מרגע היצירה שלו ועד תום
תקופת השמירה המחויבת בחוק. לפיכך, לא ניתן לראות בעותק נייר כמסמך
ממוחשב. הצגת המסמך הממוחשב כעותק נייר פוסלת אותו מלהוות תיעוד חוץ.
• התנאי השני שנדרש ממסמך אלקטרוני על מנת להיות "מסמך ממוחשב" הוא
חתימה אלקטרונית מאושרת או חתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד.
החתימה האלקטרונית מבטיחה את מאפיינים הנדרשים לצורך ההוראות כגון זהות
השולח, מניעת שינויים במסמך וכיו"ב (ראה פירוט המאפיינים בהרחבה בנספח א).
עורך תיעוד המעוניין לשלוח ממסמכים ממוחשבים לנישום יצטרך ליצור לעצמו זוג
מפתחות – "מפתח פרטי" ו"מפתח ציבורי" (ראה הסבר בנספח א). החתימה
האלקטרונית שתלווה את המסמך הממוחשב לכל אורך חייו היא חתימתו
האלקטרונית המקורית של עורך התיעוד ולא של שום גורם אחר, לרבות גורם קשור
(לדוגמא, אסור השימוש בחתימה אלקטרונית של חברה אם). במקרה של עסק בו
מספר עובדים אין חובה לצרף חתימה אלקטרונית אישית של כל עובד המפיק תיעוד
אולם קיימת חובה לחתום בחתימה אלקטרונית של הנישום.
התיקון בהוראות אינו קובע את דרך ההעברה של המסמכים ברשת (דואר אלקטרוני, רשת
תקשורת וכדומה) אלא קובע אמות מידה למסר המועבר. לדוגמא, חברה גדולה רשאית לשלוח
לכל לקוח באמצעות דואר אלקטרוני את חשבונית המס שהפיקה או לחילופין להקים אתר
אינטרנט אליו יוזרמו כל חשבוניות המס שלה. במקרה השני כל לקוח יוכל להיכנס עם קוד
אישי לאתר 'ולהוריד' את חשבונית המס שלו. תנאי לכך שהלקוח יוכל לדרוש הוצאה ולקזז
מע"מ הוא שהמסמך יהיה "מסמך ממוחשב". כלומר מרגע יצירתו ועד תום תקופת השמירה
הוא יישאר ממוחשב ובנוסף שישא את חתימתה האלקטרונית המאושרת או המאובטחת של
החברה המנפיקה את התיעוד. למען השלמת הדוגמא יש להדגיש כי כל הוראה אחרת בהוראות
ניהול פנקסים תחול גם במקרה זה, כלומר על הלקוח לקבל חשבונית הנושאת את המילה
"מקור" רק פעם אחת והוא לא יוכל להורידה כמקור כל אימת שיחפוץ. החשבונית תישא את
כל הפרטים הנדרשים בחשבונית, כגון שמו של הלקוח וכיו"ב.
2.3. אופן יצירת המסמך הממוחשב
בעוד הגדרת "מסמך ממוחשב" שבסעיף 1 להוראות רלוונטית הן לשולח המסמך והן למקבלו,
הדרך ליצירת המסמך הממוחשב רלוונטית לשולח בלבד.
לנישום המבקש ליצור מסמך ממוחשב עומדות שתי דרכים חלופיות כדלקמן:
1. סריקה של התיעוד (Scanning).
2. הפקה אוטומטית.
יודגש כי בכל אחת מהדרכים חובה שיופיעו על גבי המסמך הממוחשב המילים "מסמך
ממוחשב" כאמור בסעיף 18ב(א) להוראות