תחום ניהול המסמכים הוא תחום הולך ומתפתח בשנים האחרונות במגזר העסקי בישראל. מערכות ERP רבות יודעות לנהל נתונים בצורה מיטבה, אך מתקשות בצורה כזו או אחרת לתת מענה מעמיק לניהול מסמכים של הארגון. בדיוק בגלל זה פותחו במהלך השנים האחרונות מערכות הנותנות מענה מקיף לכל נושא המסמכים בארגון.
העניין הוא, שבשוק יש אין ספור תוכנות ארכיון וניהול מסמכים, ומאוד קל לאבד את עצמך בחיפוש אחר מערכת שתעשה לך ולארגון שלך סדר בניירת במשרד ואת החיים להרבה יותר קלים ופשוטים. כדי שנוכל להתחיל לעשות סדר בבלגן, נקטלג לשלושה את סוגי פתרונות שקיימים היום בשוק:
1. תוכנה לניהול מסמכים העומדת בפני עצמה – כזו שאינה יודעת לדבר עם מערכת ה-ERP אך עומדת בפני עצמה. היא תהיה אידיאלית בד"כ לחברות הביטוח הגדולות או לעורכי דין או לכל ארגון שממש מנהל תיקים וניירת בצורה רחבה מאוד. בד"כ יהיה ניתן לשלוף מסמכים די בקלות על פי מפתוח מסודר בשאילתה אחת. החיסרון שלה די ברור – היא מחייבת את הארגון לנהל כמה מערכות נתונים שונות, שלא בהכרח יודעות לדבר אחת עם השנייה.
2. תוכנה לניהול מסמכים העומדת בפני עצמה שמתממשקת עם מערכת ה-ERP – כזו שמנהלת את המסמכים אצלה, אך בו בעת שולחת אותה גם למערכת ה-ERP של הארגון כדוגמת פריוריטי, חשבשבת וכו'. גם כאן, ישנו חסרון ברור שכן מדובר בעוד תוכנה שיש לתחזק ולנהל ברמת הארגון אך היא נותנת לכך מענה מסוים בזה שהיא יודעת לדבר עם בסיס הנתונים של מערכות המידע שיש היום בשוק.
3. תוכנה לניהול מסמכים "מותאמת" מערכת ERP – כזו שפותחה והותאמה לענות על צורך של ניהול המסכים למערכת ERP קיימת אחת. היא בד"כ תהיה איכותית יותר משאר הפתרונות שכן היא מאוד נישתית, ונותנת מענה אידיאלי לחברות וארגונים מכלל הסוגים בכך שהיא מייתרת את הצורך בתחזוק שני מערכות נפרדות של ניהול הידע בארגון. דוגמא לתוכנה כזו, היא תוכנת ה-PrioriScan, שנותנת מענה מלא לניהול מסמכים בפריוריטי.
אז אחרי שסקרנו וקטלגנו את הפתרונות הקיימים בשוק, נרצה להבין אם המערכת המוצעת לנו עונה על הצרכים השונים שלנו בארגון. לאור ניסיוני רב השנים בתחום, אני מרכז כאן כמה וכמה נקודות המסודרות על פי סדר חשיבותן אשר הועלו על ידי מנמ"רים שאיתם נפגשתי במעלה הדרך בבואם לבחור מערכת ניהול מסמכים לארגון שלהם:
■ חווית המשתמש (UI) – ללא ספק מדובר בנושא החשוב ביותר. צריך לזכור שמי שבסוף סורק את המסמכים ואת המיילים לארכיב הדיגיטלי הם המשתמשים בקצה. המערכת המוצעת חייבת לתת דגש על חווית המשתמש במס' נושאים:
1. מס' קליקים מינימלי להפעלתה – חשוב שהמערכת תדע לסרוק את המסמך במינימום קליקים ובמקסימום פשטות. מערכת ה-PrioriScan שהזכרתי למעלה, יודעת לסרוק מסמך לתוך הפריוריטי בקליק אחד בלבד.
2. עבודה מתוך מערכת ה-ERP – כדאי תמיד לבחון מערכות אשר נותנות את הפתרון בתוך מערכת ה-ERP של הארגון (כמו שהזכרתי למעלה), כך שהמשתמש לא צריך לעבור בין תוכנות ומערכות כדי לנהל את המסמכים אלא הכול קורה בתוך מערכת אחת בלבד.
■ שירות – מוצר טוב ייתר לרוב פנייה לשירות לקוחות או לתמיכה הטכנית. אך אסור להזניח את הנושא הזה; במערכות כמו במערכות, דברים יכולים להתפקשש וחשוב שיהיה מישהו שיידע לתת את המענה הזריז והמקצועי ביותר. גם נושא הדרכת המשתמשים לתפעול המערכת נכלל בעניין ולכן חשוב לבחון את נושא השירות של החברה המציע את תוכנת ניהול המסמכים המוצעת.
■ פתרון מובנה בתוך מערכת ה-ERP – כמו שהזכרתי כבר כמה פעמים לאורך המאמר, אנשי ה-IT ומערכות המידע של ארגונים אינם רוצים לנהל בד"כ יותר ממערכת אחת. יש יתרון ברור בכך שכל הידע מרוכז במערכת מרכזית אחת. לכן, חשוב לבחון פתרונות מובנים של ניהול מסמכים בתוך מערכת ה-ERP של הארגון ולא מערכת שעומדת בפני עצמה או כזו שרק מתממשקת עם מערכת ה-ERP.
■ מענה על צרכים ייחודיים – לכל ארגון יש בקצה את הצרכים הייחודיים שלו. ישנם תוכנות לניהול מסמכים שלא יודעות לתת מענה לכל הצרכים של הארגון. לדוגמא: סריקה לשרת טרמינל, שיוך קבצים מהרשת, שיוך קבצים ומיילים מהאאטולוק, יכולות הפקת דו"חות ייחודיים, סריקה למערכות ווביות ועוד.
■ חתימה דיגיטלית – בשנת 2012, חוקק הרגולטור את חוק "ביעור מסמכים" המאפשר לחתום בשני חתימות דיגיטליות מסמכים חיצוניים המוגדרים "תיעוד חוץ" של הארגון ובכך לשמרם כשנה בלבד במקום 7 שנים על פי הוראות ניהול ספרים. תוכלו לקרוא על נושא החתימה הדיגיטלית כאן. העניין מאוד אקוטי בחברות שמנהלות המון מסמכים, שכן חיתום דיגיטלי של מסמכים יכול לחסוך הרבה מאוד כסף על אחסון פיזי שלהם. לכן, מערכת ניהול מסמכים צריכה לדעת לתת מענה לעניין. חשוב לקחת את הנושא ברצינות גם כאפשרות עתידית, גם אם כרגע הארגון שלך אינו מעוניין בחיתום דיגיטלי של מסמכים.
■ גמישות של ניהול הרישיונות – בארגונים גדולים, חשוב לוודא שהמערכת המוצעת תדע לתת מענה לניהול מרוכז של רישיונות המשתמשים ברמה הארגונית. לנהל רישוי בטבלאות אקסל זה מיושן, וטוב יהיה לדעת שגם לנושא זה יש פתרון.
■ ארכיון דיגיטלי ושליפה מהירה של מסמכים – ישנה חשיבות למפתוח של שם הקובץ שנוצר, וחשוב מאוד שהוא יכלול בתוכו שדות חשובים כמו מס' הספק ותאריך במקרה של חשבונית או מס' אסמכתא במקרה של תנועת יומן. יכולת של שליפה מהירה של מסמכים בשאילתה אחת על פי מס' ספק או סוג תעודה למשל, היא פונקציה מאוד חשובה בבחירת המערכת שתנהל לנו את המסמכים בארגון.
■ אופק עתידי עם הספק – חברות המתמקדות רק בפתרונות של ניהול מסמכים כמוצר מרכזי יהיו עדיפות יותר מאשר חברות שהמציעות את זה כשירות או מוצר נלווה לעיסוק העיקרי שלהם. שכן, בחירת ספק הממוקד בפתרונות ניהול מסמכים מבטיחה עדכונים ושדרוגים בכל עת תוך כדי הלימה לחוקי הרגולטור המתחדשים בתחום מידי יום ביומו.
לסיכום, השוק מוצף במערכות ניהול מסמכים ולכן מומלץ לעשות את הבחירה האיכותית ביותר העונה על כלל הצרכים של הארגון שלנו. מערכות נישתיות המובנות בתוך מערכת ה-ERP כדוגמת PrioriScan בפריוריטי, תהיינה תמיד עדיפות יותר על מערכות אחרות בשל איכותן וייחודן. ציינו לא מעט נקודות חשובות שיש לקחת בחשבון לפני בחירת מערכת של ניהול מסמכים בארגון, בדגש על חווית המשתמש של המוצר ואיכות השירות של הספק.
יש לכם עוד שאלות? רוצים להעמיק יותר ולהבין יותר על התחום? אתם מוזמנים ליצור קשר ללא שום התחייבות בטל' 054-4672812 או במייל Yossi@eshkol-it.co.il ואשמח לעמוד לשירותכם.
